BiblioCEP

AUTOR: Paulo Rogerio Nunes de Sousa - USP 1266256

ORIENTADOR: Prof. Dr. Alan César Belo Angeluci

Introdução

A partir da observação realizada pelo autor durante período de estágio em 2022 na Biblioteca da Faculdade de Arquitetura e Urbanismo da Universidade de São Paulo - BibFAU, foi constatada a dificuldade de alguns usuários em compreender o sistema de catalogação utilizado para ordenar as obras, o que dificultava a localização dos materiais.

O problema

Não fez parte do escopo deste trabalho a análise do sistema de classificação bibliográfica adotado em grande parte das bibliotecas da Universidade de São Paulo – no caso da BibFAU, a Classificação Decimal de Dewey (CDD), que ordena seu acervo. Mas vale notar que, sendo a própria universidade separada por diversas áreas e departamentos, as bibliotecas que dela fazem parte acabam tendo, por excelência, acervos bastante especializados. Como consequência, observa-se uma elevada concentração de títulos ordenados a partir de um conjunto restrito de assuntos, o que resulta em números de chamada por vezes bastante extensos, que podem conter mais de uma dezena de caracteres, combinando letras e números em uma ordem que pode parecer confusa, especialmente para os recém-chegados à faculdade e aqueles que não estão familiarizados com o sistema de classificação bibliográfica.

A solução

Apresentar uma proposta de sistema de busca e localização interoperável que simplificasse a recuperação de materiais pelos próprios usuários da BibFAU. O sistema proposto deveria ser capaz de integrar o catálogo digital da biblioteca com um sistema de localização física, a fim de proporcionar uma experiência de uso mais eficiente e intuitiva.

Para atingir este objetivo geral, foram perseguidos os seguintes objetivos específicos:

• descrever teorias, métodos e procedimentos relacionados à arquitetura da informação em sistemas de busca online, com o intuito de embasar o desenvolvimento da alternativa proposta; 

• mapear as principais dificuldades encontradas por usuários da BibFAU na recuperação da informação no sistema de busca online, por meio de análise crítica da interface atual; 

• avaliar a experiência do usuário em relação ao protótipo desenvolvido, por meio de testes de usabilidade, a fim de identificar possíveis falhas e melhorias necessárias.

O método

O desenvolvimento deste projeto foi realizado de acordo com o método Design Science Research - DSR (Hevner et al., 2004 e Mattos, 2018), que preconiza uma abordagem iterativa e incremental para o desenvolvimento de soluções tecnológicas. Na prática,

“[...] o resultado de um esforço do DSR é, por definição, um artefato, ou seja, um constructo, um modelo, um método ou uma instanciação. Deve ser representado e apresentado de forma a permitir avaliação e comparação com artefatos existentes criados para o mesmo fim. Orlikowski e Iacono (2001) definem o artefato de TI de 'assunto central' do campo de SI (Mattos, 2018)”.

O design importa

No livro O design do dia a dia, Donald A. Norman (2006) discute como o design afeta nossa vida cotidiana e como um design bem pensado pode melhorar a usabilidade e a experiência do usuário em produtos e sistemas, argumentando que o design não deve ser apenas esteticamente agradável, mas também funcional, intuitivo e centrado nas necessidades e capacidades dos usuários. 

O acervo bibliográfico da BibFAU está dividido nas seguintes categorias, de acordo com a sua disposição física atual:

1. Livros no acervo principal

2. Periódicos

3. Livros de grande formato

4. Reserva didática

5. Material de referência

6. Bibliografias

7. Folhetos

8. CDs e DVDs

9. Arquivos digitais

Foram, então, adicionados ícones a cada uma dessas categorias

Construindo o protótipo

O sistema proposto foi desenvolvido a partir de uma versão de testes do software Claris FileMaker, e teve início com a inserção de dados de uma planilha fornecida pela administração da BibFAU que refletia naquele momento a quantidade total de itens do acervo. 

Observando a planilha, vê-se que o campo "Autor" aparece integralmente em cada um dos registros. Foi criada, então, uma tabela relacionada de autores, de forma a evitar inconsistências durante a busca. 

Há outros dois campos importantes: "Sysno" e "Cod_Barras". No primeiro, os registros se repetem para obras iguais; no segundo, o campo é exclusivo, ou seja, não há valores repetidos. A partir dessa constatação, foi criada a tabela relacionada OBRAS. Dessa forma, ao final desse trabalho inicial teremos 3 tabelas relacionadas: OBRAS, ITENS e AUTORES.

O sistema de localização

A premissa do protótipo a ser desenvolvido é que, além de uma interface agradável, ele possa inovar na localização dos itens buscados no acervo principal de livros (que representa cerca de 70% do total de itens do acervo), de forma que o usuário consiga encontrar rapidamente e de forma inequívoca o que procura.

O ponto de partida é o que foi preliminarmente denominado BiblioCEP, um código de 4 dígitos que mostra em que corredor (C), estante (E) e prateleira (P) os itens se encontram.

Considerando que a área principal do acervo ocupa algumas dezenas de corredores; que cada corredor possui 12 estantes; e que cada estante possui 5 prateleiras, esses 4 dígitos que compõem o código BiblioCEP são:

C - 2 algarismos que indicam o corredor (a partir de 00)

E - 1 letra que indica a estante (de A a L)

P - 1 algarismo indica uma das cinco prateleiras (de cima para baixo) de cada estante.

Exemplo: um livro com o código BiblioCEP 09-L4 indica que ele se encontra no corredor 09, na estante L e na prateleira 4. Para isso, os corredores, estantes e prateleiras deverão estar devidamente sinalizados.

Apenas os livros do acervo principal serão alvos da codificação BiblioCEP, já que o interesse foi investigar tecnicamente a eficácia do sistema num acervo extenso. Os outros materiais tiveram apenas mencionada a seção a que pertencem (grandes formatos, folhetos, periódicos, CDs etc.).

O recurso utilizado para criar o código BiblioCEP para esse conjunto de registros envolveu a utilização de um notebook com um dispositivo de leitura de códigos de barras e a criação de uma tabela adicional ao banco de dados, contendo os seguintes campos: Barcode (para o campo onde será inserido o número representado pelo código de barras); e P (para o campo onde será inserido o número da prateleira). Tal tabela foi nomeada como BARCODE.

Apesar de ser um processo manual e que exige alto grau de atenção, não demandou mais do que algumas poucas horas para ser completado. 

Com o notebook em cima de um dos carrinhos de livros existentes na biblioteca, os corredores foram percorridos na ordem descrita, pegando-se o primeiro livro da esquerda de cada prateleira. O script utilizado para agilização da criação de registros foi bastante simples: com o cursor do mouse no foco do primeiro registro do campo “Barcode” e, a partir da captura do código de barra, automaticamente era inserido um número sequencial (a partir de 1) no campo P e, posteriormente, criado um novo registro, a partir do qual o processo se repetia.

Nessa nova tabela foram gerados 1080 registros, correspondentes ao número de prateleiras desse acervo principal. E a partir desse número, num novo campo chamado CEP, a partir de um cálculo foi gerado o registro da localização dos itens. Ou, melhor, da localização do primeiro item (da esquerda) de cada prateleira. Depois disso, bastou completar a lista de itens com os códigos gerados para cada prateleira.  

As funcionalidades do protótipo

O sistema busca ser o mais simples possível, tendo apenas duas telas. Na primeira, tem-se um campo para busca geral e os resultados encontrados; na segunda tela, as guias para a busca avançada.

Todos os elementos do leiaute estão etiquetados, bastando passar o mouse para que as etiquetas sejam mostradas. 

Na busca avançada há 3 guias, onde o usuário pode iniciar a pesquisa pelo nome do autor(a), pelo título da obra ou por qualquer campo existente na base de dados. Nos dois primeiros casos (por autor ou por título), os campos que aparecem para busca são autocompletados apenas com o que existe no acerto.

Exemplo: se o usuário procura por um livro de Aziz Ab'Saber, ele já tem o nome do autor numa lista em ordem alfabética a partir das letras que ele digitar (lembrando que os autores são ordenados pelo sobrenome) no campo de busca de autor. Encontrado nesse primeiro campo de busca o autor Ab'Saber, Aziz Nacib, abre-se uma outra barra de busca que mostra uma lista apenas com os títulos de tal autor. Se nesse campo de busca o usuário escolher, por exemplo, a obra Geomorfologia do sítio urbano de São Paulo, abre-se uma nova barra de pesquisa com as edições disponíveis (1957 ou 2007), e assim por diante. Ou seja, a lista apresentada restringe-se ao conteúdo relacionado com o campo anterior. A intenção desse mecanismo de busca avançada é que o usuário encontre inequivocamente aquilo que procura.

Interoperabilidade

O protótipo foi construído tendo como base a instalação local, sem necessidade de conexão externa, exceto em duas situações:

• consulta ao sistema Dedalus, para verificação de disponibilidade do item;

• envio do resultado para o email do usuário.

A segunda situação teve como propósito evitar o uso de papel e caneta para anotação da localização do material. Já a consulta ao Dedalus é feita de forma automática, sem que o usuário precise redigitar os dados do item consultado.

Resultados - busca tradicional

Na etapa de consulta aos usuários foram convidados 3 estudantes da FAU (um do primeiro e dois do último ano da graduação) e 5 estudantes do IME - Instituto de Matemática e Estatística da USP, que visitavam a biblioteca (dois do terceiro ano e três do segundo ano da graduação), totalizando 8 entrevistados.

A percepção dos dois graduandos mais antigos da FAU contrasta com a dificuldade de entendimento da organização do acervo da biblioteca por parte do graduando do primeiro ano. Aos usuários do IME foi dada uma explicação preliminar de como encontrar os livros na BibFAU.

A todos eles foram entregues fichas com nome e autor de 8 obras escolhidas aleatoriamente (relacionadas no quadro ao lado). A tarefa consistia em fazer a busca no Dedalus, anotar o número de chamada (CDD e código Cutter-Sanborn) e localizar o item no acervo, neste caso restrito ao acervo principal. 

O tempo aferido para esta tarefa ficou entre 7 e 10 minutos, sendo que pelo menos 1/3 desse tempo foi gasto com a localização no Dedalus e o restante com a localização física dos materiais.

Todos relataram a dificuldade de encontrar os materiais, dada a confusão gerada pela extensão do código.

Resultados - busca através do protótipo

Em seguida, foi explicado o sistema auxiliar de localização física proposto neste trabalho, considerando que os corredores, estantes e prateleiras não estavam sinalizados e que, portanto, a tarefa dependia da visão mental dos alunos, a partir da explicação inicial.

Depois disso, foi explicado rapidamente o funcionamento do aplicativo.

Foram então distribuídas, alternadamente, as fichas com as obras e seus autores e a tarefa inicial foi repetida, desta vez a partir do aplicativo proposto e da localização com o código BiblioCEP (corredor, estante e prateleira) como número auxiliar do número de chamada. Com o email recebido em seus telefones celulares, os alunos localizaram os materiais solicitados. O tempo aferido dessa tarefa ficou entre 2 e 3 minutos, ou seja, cerca de 70% mais rápido que no processo anterior.

Com base nas percepções observadas, conclui-se que o sistema auxiliar de localização bibliográfica pode ser um importante aliado dos usuários, racionalizando o tempo e tornando a experiência dentro das bibliotecas algo mais prazeroso e funcional; e que o sistema de localização por corredor, estante e prateleira é extremamente simples e intuitivo, bastando uma simples explicação para que os usuários consigam visualizar a forma como os materiais podem ser facilmente encontrados.

Um aspecto ressaltado como positivo foi tornar desnecessário o uso de papel e caneta para anotação do código, ficando as informações referentes ao material buscado concentradas numa mensagem de email simples e objetiva.

Conclusão

Com base nas percepções coletadas durante a consulta aos usuários, fica evidente o impacto positivo de um sistema de localização de materiais nas bibliotecas. Esse sistema pode tornar a pesquisa bibliográfica mais eficiente e agradável, ao mesmo tempo em que integra o conhecimento dos bibliotecários com a ciência da computação, capacitando-os a lidar com a crescente demanda por informações e serviços. O estudo também sugere que essa iniciativa pode se tornar uma atividade de extensão à sociedade, democratizando o acesso à informação e ser utilizado por muitas bibliotecas que carecem de suporte computacional, além de beneficiar tanto estudantes quanto a comunidade em geral, promovendo uma experiência bibliotecária mais eficiente e acessível.

Clique aqui para baixar o protótipo do aplicativo. É preciso ter instalado o Claris FileMaker (há uma versão de testes gratuita)

Clique aqui para visualizar a apresentação 

Resumo PT

Resumo EN

1

Bom dia a todos. Meu nome é Paulo Rogério Nunes de Sousa, e hoje tenho o prazer de apresentar o projeto de iniciação científica 'BiblioCEP: uma proposta de protótipo interoperável para a Biblioteca da Faculdade de Arquitetura e Urbanismo da Universidade de São Paulo'. 

2

Este trabalho foi orientado pelo Professor Alan Angeluci e nasceu da observação direta de uma dificuldade enfrentada pelos usuários da BibFAU ao acessar seu acervo bibliográfico, que é bem extenso e diversificado.

3

Durante meu estágio na BibFAU, notei que muitos estudantes perdiam tempo na biblioteca tentando localizar as obras. Embora a busca digital através do sistema Dedalus fosse eficaz, a transição dessa informação para a localização física no acervo se mostrava um desafio. Havia confusão em relação à organização do acervo físico, e o tempo gasto pelos usuários para encontrar as obras era consideravelmente alto.

O acervo é ordenado pela CDD - Classificação Decimal de Dewey e os números de chamada são extensos, podendo conter dezenas de caracteres, o que torna difícil a busca para muitos, sobretudo para aqueles que estão nos primeiros semestres ou não estão familiarizados com o sistema de classificação bibliográfica. 

4

Diante dessa dificuldade, o objetivo inicial do projeto foi desenvolver um sistema que não só facilitasse a busca digital, mas também simplificasse a localização física dos materiais, integrando essas duas esferas.

Para atingir este objetivo procurou-se descrever, a partir de uma revisão de literatura, teorias, métodos e procedimentos ligados à arquitetura da informação; mapear as dificuldades encontradas pelos usuários de bibliotecas; e avaliar uma proposta de desenvolvimento de uma possível solução.

5

O método utilizado para desenvolvimento do projeto foi o DSR - Design Science Research, que prevê uma abordagem iterativa e incremental dos processos, identificação de problemas a partir de uma revisão sistemática de literatura e resultando num artefato que possa ser comparado com outros artefatos existentes. No organograma é possível identificar todas essas etapas do itinerário de pesquisa.

6

Um design bem pensado pode melhorar a usabilidade e a experiência dos usuários. A partir dessa premissa e analisando o acervo da BibFAU, que é composto de diversas seções, como se vê na figura, uma das primeiras ações foi indicar cada seção a partir de ícones sugestivos e etiquetas que se revelam ao passar do mouse em cada objeto presente no leiaute.

7

Nas figuras mostradas temos uma visão superior da BibFAU e a tela inicial do sistema proposto, que foi desenvolvido a partir de uma versão de testes do software proprietário Claris FileMaker.

8

A construção do protótipo iniciou-se com uma planilha fornecida pela administração da BibFAU e a partir dela foram criadas outras 2 tabelas relacionadas: uma para os autores, para evitar inconsistências; e outra para unificar as obras que continham mais de 1 item.

9

Por exemplo, em um teste inicial que fizemos com estudantes, notamos que, em média, levavam de 7 a 10 minutos para localizar um livro no acervo. Era evidente que havia espaço para melhorias significativas no processo de recuperação e localização da informação.

O sistema proposto, denominado 'BiblioCEP', visa resolver esse problema com uma abordagem inovadora. A ideia central é criar um código de quatro dígitos que facilita a localização física dos itens no acervo, de forma simples e intuitiva. O código BiblioCEP é composto por: dois algarismos que indicam o corredor (C), uma letra que representa a estante (E) e um número que identifica a prateleira (P). Exemplo: um livro com código '09-L4', indica que ele se encontra no Corredor 09, na estante L e na prateleira 4 (de cima para baixo). Para isso, os corredores, estantes e prateleiras deverão estar devidamente sinalizados, como mostrado na figura.

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Do acervo principal de livros (que representa cerca de 70% do total de itens), com o uso de um notebook e um dispositivo de códigos de barras, foram percorridos os corredores da biblioteca, pegando-se o primeiro livro da esquerda de cada prateleira, gerando 1080 registros. Apesar de ser um processo manual e que exige um alto grau de atenção, não demandou mais do que algumas poucas horas para ser completado. Depois disso, com a lista ordenada (o que é feito facilmente, pois os livros estão ordenados pela CDD), os livros subsequentes foram registrados com o código BiblioCEP correspondente. 

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O sistema possui apenas 2 telas: uma para a busca geral e lista de itens encontrados e outra para busca avançada, onde se pode pesquisar especificamente por autor, título da obra ou qualquer campo da base de dados. Se a busca avançada for feita por autor ou título, os campos subsequentes mostram uma lista que contém apenas os itens referentes ao campo preenchido. 

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Aqui, um exemplo das duas telas do sistema. A da esquerda mostra uma busca geral e a lista de itens encontrados. A da direita, a busca avançada por autor. No exemplo, uma busca por Ab'Saber, Aziz Nacib abre uma lista de obras; escolhida uma dessas obras, caso tenha mais de uma edição, são mostradas as edições existentes. O mesmo processo ocorre na aba de pesquisa avançada por Obra.

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O protótipo foi previsto para ser uma instalação local, sem necessidade de conexão externa, exceto em duas situações:

a) consulta ao sistema Dedalus, para verificação de disponibilidade do item, sem que o usuário precise redigitar as informações;

b) envio do resultado para o email do usuário, evitando a necessidade de anotações manuais.

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Na etapa de consulta aos usuários foram convidados 3 estudantes da FAU e 5 do IME. A eles foram entregues fichas com o nome e autor de 8 obras aleatórias do acervo principal e foi pedido que eles utilizassem o processo normal de busca e localização dos livros. O tempo medido ficou entre 7 e 10 minutos. Todos relataram a dificuldade de encontrar os materiais, dada a confusão gerada pela extensão do código.

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Alternando as obras a serem buscadas e após explicação do funcionamento do sistema proposto (considerando que a tarefa dependia da visão mental dos alunos, dado que os corredores, estantes e prateleiras não estavam sinalizados) os alunos utilizaram o BiblioCEP. O tempo médio para localização dos itens BiblioCEP foi reduzido para 2 a 3 minutos, uma melhoria de aproximadamente 70%. Os entrevistados relataram que o sistema não só facilitou a busca, como também tornou a experiência menos frustrante e mais agradável.

Um aspecto ressaltado como positivo pelos alunos foi tornar desnecessário o uso de papel e caneta para anotação do código, ficando as informações referentes ao material buscado concentradas numa mensagem de email simples e objetiva, como se vê na figura mostrada.

Um ponto interessante foi a percepção dos alunos mais experientes em comparação aos iniciantes. Mesmo aqueles que estavam familiarizados com o sistema de busca e localização tradicional perceberam melhorias significativas com o uso do BiblioCEP.

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Com base nesses resultados, concluímos que o sistema BiblioCEP pode ser um importante aliado para a localização de materiais nas bibliotecas universitárias, especialmente em acervos extensos como o da BibFAU. Ele não apenas economiza tempo dos usuários, mas também torna a experiência de pesquisa bibliográfica mais agradável e intuitiva. Além disso, acreditamos que essa solução pode ser expandida para outras bibliotecas que enfrentam desafios semelhantes, como proposta de atividade de extensão à sociedade.

Gostaria de encerrar agradecendo ao professor Francisco Carlos Paletta, que propiciou o início deste trabalho, ao corpo técnico da BibFAU pela colaboração essencial para o desenvolvimento deste projeto, e especialmete ao Professor Alan Angeluci pela orientação e apoio constantes. Muito obrigado a todos e todas.

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Clique aqui para visualizar o artigo publicado na RBBD - Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação